Oefening 3: Afspraken

Met deze oefening willen we u vertrouwd maken met het aanmaken en beheren van afspraken in het Salvus-platform.

OPGAVE 1: In het platform zijn al verschillende afspraaktypes aangemaakt. Wijzig de instellingen van deze afspraaktypes naar de noden van uw apotheek.
    • Stap 1: Ga naar Instellingen  > Afspraakbeheer > Afspraaktypes. U komt op volgende pagina terecht: 

         

    • Stap 2: Bewerk een van de vooringestelde afspraaktypes. Klik helemaal rechts op het pennetje.
    • Stap 3: Wijzig de instellingen naar de noden van uw apotheek.
      • Afspraak naam: Deze naam zal zichtbaar zijn voor de patiënten en verschijnt op jullie afsprakenpagina.
       
      • Afspraak locatie: Logischerwijs is dit de naam van uw apotheek.
       
      • Beschrijving/instructie: Dit zal te zien zijn bij het info-icoontje op de afsprakenpagina en in de bevestigingsmail die de patiënt zal krijgen. Hierbij kan u nog extra uitleg geven vb. vergeet uw ID-kaart niet mee te nemen.
       
      • Afspraak duur: Hoe lang de afspraak zal duren.
       
      • Kalender dagen in de toekomst: Bijvoorbeeld 60 dagen in de toekomst betekent dat een patiënt de komende 60 dagen kan boeken. Dag 61 staat de afspraak nog niet open. Let op, dit verschuift dagelijks.
       
      • Minimum periode dat de afspraak op voorhand geboekt moet worden: Staat de instelling op, bijvoorbeeld 3 dagen, dan zullen patiënten alleen beschikbare tijdslots kunnen zien en boeken tot 3 dagen voor de afspraak.
       
      • Starttijden in sprongen van: Stel dat de afspraakduur is ingesteld op 20 min. Als u hier 30 min opgeeft, dan heeft u een speling van 10 min alvorens de volgende afspraak start.
       
      • Aantal afspraken per slot: Hierbij geeft u aan hoeveel personen er binnen één slot mogen boeken. Bij één op één gesprekken zal dit altijd 1 zijn. Bij bvb demo-avonden kunnen dit meerdere mensen zijn binnen één slot.
       
      • Jouw beschikbaarheid: Hierbij kan u aanduiden welke dagen van de week u beschikbaar bent voor dit afspraaktype. Deze beschikbaarheden komen dan elke week terug. 
       
    • Stap 4: Zet uw afspraaktype op ACTIEF. Klik rechts bovenaan op de schuifbalk.

         

    • Stap 5: Sla uw wijzigingen op. Scrol naar beneden op de pagina en klik op ‘Opslaan en sluiten’.
    • Stap 6: Bekijk hoe klanten een afspraak kunnen boeken op uw afsprakenpagina. Bij het overzicht van alle afspraaktypes klikt u op ‘Link naar afsprakenpagina’.

         

OPGAVE 2: Plan een afspraak voor uzelf in op volgende week maandag om 11u voor een afspraaktype naar keuze.
Manier 1: Plan een afspraak in vanuit het patiëntenprofiel.
    • Stap 1: Ga naar contacten in de blauwe balk links van het scherm.
     
    • Stap 2: Klik op uw eigen naam om uw patiëntenprofiel te openen.
     
    • Stap 3: Klik op de knop ‘Afspraken’. U zal het volgende scherm zien:
     
    • Stap 4: Selecteer een afspraaktype.
     
    • Stap 5: De kalender zal zich vanzelf openen. Als u uw beschikbaarheden heeft ingesteld bij de instellingen van afspraaktypes, zal u hier groene balken zien verschijnen. Dit zijn de momenten waarop de patiënten ook zelf afspraken kunnen inplannen.
     
    • Stap 6: Selecteer een wit vakje (binnen of buiten uw beschikbaarheid) en klik op opslaan.
     
    • Stap 7: De pagina zal automatisch verspringen naar de kalender. Ga naar de datum waarop u een afspraak hebt ingeboekt en kijk na of u de afspraak ziet staan.
Manier 2: Plan een afspraak in vanuit de kalender.
    • Stap 1: Ga naar kalender in de blauwe balk links van het scherm.

    • Stap 2: Klik op een wit vakje op de dag en tijdstip waarop u een afspraak wilt inplannen. U zal het volgende scherm krijgen:
  •  
    • Stap 3: Geef de patiënt zijn naam in.
     
    • Stap 4: Selecteer het afspraaktype.
     
    • Stap 5: Klik op opslaan.
  •  
    • Optioneel: Als u voor het inboeken van een nieuwe afspraak wilt zien welke beschikbare tijdsloten u heeft ingesteld per afspraaktype, kan u deze weergeven via 'Toon beschikbaarheid'. U selecteert de afspraaktypes die van toepassing zijn. De beschikbaarheden zullen in groene balken weergegeven worden. Als apotheker heeft u altijd het recht om ook afspraken te maken buiten de vooringestelde beschikbaarheden.